Задачи по менеджменту

Задача №6307 (искажение информации в каналах связи)

В коммуникативном процессе организации имеет место искажение информации, проходящей по каналам связи. Главный инженер организации проводит производственное совещание, в ходе которого обсуждается и эта проблема. Участники совещания высказывают мнения о том, с чем связано искажение информации. Начальник цеха Феоктистов считает: «Основное искажение происходит из-за фильтрации информации при ее движении вверх, вниз или по уровням управления. В целях ускорения движения информации сведения интегрируются и упрощаются и значительная их часть теряется». Начальник смены Петров отмечает: «Главный виновник – перегрузка каналов информационных систем большим объемом информации; перечень и состав требуемых сведений необходимо сокращать». Начальник предприятия (организации) Кочнов высказывает свою точку зрения: «Проведем оптимизацию структуры организации, уменьшим число уровней управления, уменьшим численность аппарата управления – и решим проблему искажения информации».

Ответьте на вопросы:

1. Высказанные мнения дополняют или исключают друг друга?

2. Каких взглядов по данной проблеме развития информационных систем придерживаетесь Вы лично?

Рекомендуемые задачи по дисциплине

Решение задачи:

1. Ответ на первый вопрос. Высказанные мнения дополняют друг друга. Искажения в результате фильтрации (первое мнение) могут быть следствием перегрузки каналов коммуникации (второе мнение), а могут быть и не связаны, т.е. проявляться по отдельности.

Рассмотрим причины этих искажений более подробно.

Сообщения искажаются вследствие фильтрации, по мере их движения с уровня на уровень организации или отдела. Чтобы ускорить движение сообщений, их суммируют и упрощают перед направлением в разные структурные подразделения организации. Руководитель, который определяет, какие сообщения и куда направлять, может поддаваться соблазнам и отсеивать одни и акцентировать внимание на других сообщениях. Также может присутствовать практика снабжения вышестоящего руководства преимущественно положительно воспринимаемой информацией. Подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку «не хочет его расстраивать плохими новостями». Подчиненные часто говорят своему начальнику то, что он (как они полагают) хочет услышать. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации является повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям, идущим с верхних этажей власти, по сравнению с информацией от их подчиненных. Искажения вследствие фильтрации также имеют место из-за страха перед наказанием. Подобное отношение к передаче сообщений «воспитывается» в той или иной организации соответствующими реакциями получателей информации. Выражение недовольства «плохими известиями», отсутствие реагирования на доклады подчиненных подавляет коммуникативную инициативу и деформирует участие в коммуникациях.

Особо следует обратить внимание на искажение информации из-за избыточности информации или недостаточной способности системы передачи принять и переработать информацию на входе. Перегруженные информацией (порой и ненужной) потоки создают для системы коммуникации больше проблем, нежели она успевает их решить. Информационные перегрузки особенно усложняют систему управления при многоступенчатой передаче информации. Допустим, при наличии семи ступеней передачи информации, у каждого линейного руководителя имеется четыре подчиненных. Если каждый работник в этой системе в единицу времени вырабатывает одну единицу информации, то на нижней ступени получается 4096 единиц. Эмпирически установлено, что на каждой ступени руководители отсеивают половину информации, что приводит к тому, что до верхней ступени дойдет лишь 1,6% информации, то есть 98,4% процента информации отсеется.

2. Ответ на второй вопрос. Уменьшением числа уровней управления и уменьшением численности аппарата управления вряд ли можно решить проблему искажения информации.

Для предотвращения искажения информации в результате фильтрации важно формировать командный дух в организации. В любом случае, крайне важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его деятельность, его решения – влияют как на его ближайших коллег, так и на всю организацию в целом. Это приводит к пониманию важности отчетности о своей деятельности перед руководителем не только с целью контроля, но и с целью информирования, координации деятельности. В свою очередь, руководителю необходимо создать условия для доведения важной информации о деятельности каждого отдельного сотрудника до всех служащих в организации. Немаловажно для сотрудника поддерживать и горизонтальные связи, ставя в известность о своей деятельности тех сотрудников, кого эта деятельность может затронуть прямо или косвенно.

Проблемы информационных перегрузок решаются путем регулирования, фильтрации, постановки на очередь сообщений. Знание способов преднамеренного искажения информации позволяет руководителям вовремя их предотвращать. Уменьшению искажения информации способствует также устранение посредников в потоках информации, уменьшение числа уровней передачи информации, инспектирование данного вида деятельности вышестоящими руководителями, введение в системы коммуникации «каналов доверия».

Обновить  

 
# Новая задача!Анна 29.06.2019 15:31
:-)
Ответить