Задачи по менеджменту. Часть 12 (информация, коммуникации)

Задача №646 (задача о коммуникациях в организации)

Ирина Сергеевна Колесникова работает под руководством одного и того же начальника уже 11 лет. Однажды ее давняя подруга за чаем спросила, насколько ей хорошо работать со своим начальником? Прозвучал приблизительно такой ответ: «Вообще-то ничего. Он мне не досаждает. Я делаю свою работу». Тогда подруга поинтересовалась: «Но ты же работаешь на одном месте 11 лет. Как ты работаешь? Тебя когда-нибудь повысят? Пожалуйста, не обижайся, но мне совершенно не понятно, какое отношение имеет то, что ты делаешь, к работе фирмы».

Ирина Сергеевна задумалась: «Я действительно не знаю, хорошо ли я работаю... Мой начальник никогда со мной об этом не говорит. Правда, я всегда считала, что отсутствие новостей – уже хорошая новость. Что касается содержания и важности моей работы, то при приеме на фирму мне что-то не очень внятно пояснили и больше об этом речи не было. Мы с руководителем не особенно общаемся».

Вопросы для анализа ситуации:

  1. Какие цели и условия эффективности коммуникаций между руководителем и подчиненным отсутствуют?
  2. Как можно определить уровень вертикальных коммуникаций?
  3. Существуют ли возможности для восходящих коммуникаций в данной ситуации?
  4. Каким образом можно более эффективно построить обратную связь?

Рекомендуемые задачи по дисциплине

Решение задачи:

Успешному развитию деятельности организации часто препятствует неправильное восприятие персоналом поставленных перед ним задач, а также стратегических целей компании. Решить эту и ряд других проблем поможет регулярная обратная связь руководства с сотрудниками.

Обеспечение постоянной обратной связи с сотрудниками также помогает узнавать их мнение о топ-менеджменте, политике организации и оценивать степень разделения ими стратегических целей и задач компании. Осуществляется это путем непосредственных контактов топ-менеджмента с персоналом или методом анкетирования. При этом вопросы анкеты должны выявлять как положительные, так и отрицательные взгляды сотрудников на политику компании.

Кроме того, обратная связь – это мощный мотивирующий инструмент. Отсутствие или недостаток информации о результатах работы подчиненных часто становится причиной их раздражения и недовольства. Ведь каждый из них ожидает от руководителя оценки своей работы, которая показывает не только слабые или сильные стороны, но и, прежде всего, значимость его работы для компании.

1. Какие цели и условия эффективности коммуникаций между руководителем и подчиненным отсутствуют?

Обратная связь должна быть регулярной и планомерной, она таковой не является.

Оценивая работу подчиненных, надо выявлять не только недостатки, но и успехи. Такого тоже не наблюдается.

Результаты обратной связи должны обязательно доводиться до подчиненного. Негативные результаты контроля будут бесплодны, если их сразу не обсудить и не найти способы устранения недостатков. Сотрудница говорит, что «Мы с руководителем не особенно общаемся».

Беседа по итогам оценки работы должна быть конструктивной и проводиться в уважительном тоне. Такие беседы не проводятся.

На основании данных, приведенных в условии, можно сделать вывод, что ни одно из приведенных условий эффективной обратной связи не реализованы в данной организации.

2. Как можно определить уровень вертикальных коммуникаций?

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

В данном случае фраза «Мы с руководителем не особенно общаемся» говорит о том, что в организации не развиты вертикальные коммуникации ни по нисходящей, ни по восходящей.

3. Существуют ли возможности для восходящих коммуникаций в данной ситуации?

Как правило, восходящие коммуникации могут иметь место, если развиты нисходящие коммуникации. В данном случае, как сказано выше, не развиты ни нисходящие, ни восходящие коммуникации.

4. Каким образом можно более эффективно построить обратную связь?

По мнению ведущих специалистов, чтобы сделать обратную связь более эффективной, следует соблюдать следующие правила, успешно опробованные на практике многими руководителями:

  1. Обратная связь должна быть регулярной и планомерной.
  2. Обратная связь не должна сводиться к тотальному контролю. Не надо стремиться проконтролировать все – лучше сосредоточиться на наиболее важных моментах, где нужно помочь подчиненному избежать возможных ошибок.
  3. Использование в системе обратной связи скрытого контроля не приносит ничего существенного – кроме обиды, досады и напряжения в отношениях.
  4. Оценивая работу подчиненных, надо выявлять не только недостатки, но и успехи.
  5. Результаты обратной связи должны обязательно доводиться до подчиненного. Негативные результаты контроля будут бесплодны, если их сразу не обсудить и не найти способы устранения недостатков.
  6. Беседа по итогам оценки работы должна быть конструктивной и проводиться в уважительном тоне.
  7. Важно, чтобы подчиненный согласился с критикой, сделал из нее должные выводы и понял, как можно исправить положение.

Обновить  

 
# Задача №378 (задача о дружбе между подчиненным и руководителем)Администратор 20.08.2021 13:32
Возможна ли настоящая дружба между руководителем и подчиненным? Привести аргументы за и против.
 
 
# Ответ для задачи №378Администратор 20.08.2021 13:32
Руководитель – это лицо, которое осуществляет руководство кем или чем-либо. Подчиненный – это лицо, которое подчиняется лицу, старшему по должности. Их взаимоотношения во многом определяются ситуацией, сложившейся в организации. В частности, между руководителем и подчиненным может иметь место как уважение, взаимная симпатия, искреннее желание помочь, так и неприятие руководящих воздействий, неуважение, стремление уколоть и списать все возможные неудачи друг на друга. В первом случае дружеские отношения возможны, во втором они исключаются. Этот вывод сделан исходя из того, что дружба подразумевает отношения, основанные на взаимном доверии, привязанности, общности интересов.
При налаживании контрактов с подчиненными руководителю следует непременно иметь в виду, что руководство дает не только права, но и накладывает значительные обязанности. И чем выше ранг руководителя, тем больше этих обязанностей перед подчиненными. Обязанности руководителя, как таковые, заключаются, прежде всего, в заботе о подчиненных. Если руководитель склонен проявлять заботу о подчиненных, в большинстве случае будет и уважение, и взаимная симпатия, и дружба.
 
 
# Задача №6307 (искажение информации в каналах связи)Администратор 19.08.2021 21:00
В коммуникативном процессе организации имеет место искажение информации, проходящей по каналам связи. Главный инженер организации проводит производственное совещание, в ходе которого обсуждается и эта проблема. Участники совещания высказывают мнения о том, с чем связано искажение информации. Начальник цеха Феоктистов считает: «Основное искажение происходит из-за фильтрации информации при ее движении вверх, вниз или по уровням управления. В целях ускорения движения информации сведения интегрируются и упрощаются и значительная их часть теряется». Начальник смены Петров отмечает: «Главный виновник – перегрузка каналов информационных систем большим объемом информации; перечень и состав требуемых сведений необходимо сокращать». Начальник предприятия (организации) Кочнов высказывает свою точку зрения: «Проведем оптимизацию структуры организации, уменьшим число уровней управления, уменьшим численность аппарата управления – и решим проблему искажения информации».
Ответьте на вопросы:
1. Высказанные мнения дополняют или исключают друг друга?
2. Каких взглядов по данной проблеме развития информационных систем придерживаетесь Вы лично?
 
 
# Решение задачи №6307Администратор 19.08.2021 21:01
1. Ответ на первый вопрос. Высказанные мнения дополняют друг друга. Искажения в результате фильтрации (первое мнение) могут быть следствием перегрузки каналов коммуникации (второе мнение), а могут быть и не связаны, т.е. проявляться по отдельности.
Рассмотрим причины этих искажений более подробно.
Сообщения искажаются вследствие фильтрации, по мере их движения с уровня на уровень организации или отдела. Чтобы ускорить движение сообщений, их суммируют и упрощают перед направлением в разные структурные подразделения организации. Руководитель, который определяет, какие сообщения и куда направлять, может поддаваться соблазнам и отсеивать одни и акцентировать внимание на других сообщениях. Также может присутствовать практика снабжения вышестоящего руководства преимущественно положительно воспринимаемой информацией. Подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку «не хочет его расстраивать плохими новостями». Подчиненные часто говорят своему начальнику то, что он (как они полагают) хочет услышать. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации является повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям, идущим с верхних этажей власти, по сравнению с информацией от их подчиненных. Искажения вследствие фильтрации также имеют место из-за страха перед наказанием. Подобное отношение к передаче сообщений «воспитывается» в той или иной организации соответствующими реакциями получателей информации. Выражение недовольства «плохими известиями», отсутствие реагирования на доклады подчиненных подавляет коммуникативную инициативу и деформирует участие в коммуникациях.
Особо следует обратить внимание на искажение информации из-за избыточности информации или недостаточной способности системы передачи принять и переработать информацию на входе. Перегруженные информацией (порой и ненужной) потоки создают для системы коммуникации больше проблем, нежели она успевает их решить. Информационные перегрузки особенно усложняют систему управления при многоступенчатой передаче информации. Допустим, при наличии семи ступеней передачи информации, у каждого линейного руководителя имеется четыре подчиненных. Если каждый работник в этой системе в единицу времени вырабатывает одну единицу информации, то на нижней ступени получается 4096 единиц. Эмпирически установлено, что на каждой ступени руководители отсеивают половину информации, что приводит к тому, что до верхней ступени дойдет лишь 1,6% информации, то есть 98,4% процента информации отсеется.
2. Ответ на второй вопрос. Уменьшением числа уровней управления и уменьшением численности аппарата управления вряд ли можно решить проблему искажения информации.
Для предотвращения искажения информации в результате фильтрации важно формировать командный дух в организации. В любом случае, крайне важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его деятельность, его решения – влияют как на его ближайших коллег, так и на всю организацию в целом. Это приводит к пониманию важности отчетности о своей деятельности перед руководителем не только с целью контроля, но и с целью информирования, координации деятельности. В свою очередь, руководителю необходимо создать условия для доведения важной информации о деятельности каждого отдельного сотрудника до всех служащих в организации. Немаловажно для сотрудника поддерживать и горизонтальные связи, ставя в известность о своей деятельности тех сотрудников, кого эта деятельность может затронуть прямо или косвенно.
Проблемы информационных перегрузок решаются путем регулирования, фильтрации, постановки на очередь сообщений. Знание способов преднамеренного искажения информации позволяет руководителям вовремя их предотвращать. Уменьшению искажения информации способствует также устранение посредников в потоках информации, уменьшение числа уровней передачи информации, инспектирование данного вида деятельности вышестоящими руководителями, введение в системы коммуникации «каналов доверия».
 
 
# Задача №5950 (анализ корпоративных информационных систем)Администратор 15.07.2018 13:25
Используя официальные сайты компаний-разработчиков, проанализировать корпоративные информационные системы «Галактика ERP», «Компас», «БЭСТ-ПРО», «БОСС-Корпорация», Hansa World Enetrprise (две на выбор). Рекомендуется рассматривать последнюю версию системы. Определить (описать), насколько полно и качественно реализованы в них функции (как минимум 10).
В отчете дать выдержку из документации корпоративной информационной системы (с указанием ссылки на официальный сайт). Сделать вывод о том, в какой из выбранных систем наиболее полно реализованы функции управления предприятием.
Перейти к демонстрационной версии решения задачи